Mengerjakan urusan payroll merupakan pekerjaan yang membutuhkan ketelitian dan kecermatan. Pengelolanya harus dapat melakukannya secara detail dan spesifik dalam menghitung gaji setiap karyawan. Oleh karena itu, pembayaran gaji dapat menjadi kegiatan yang melelahkan bagi HRD.
Apalagi bagi para pelaku UMKM yang baru merintis bisnisnya dan mempekerjakan pegawai, mereka dapat memutuskan untuk mengelola sendiri penggajiannya atau menggunakan payroll software.
Cara Pembayaran Payroll
Saat ini ada dua pilihan yang tersedia untuk pembayaran gaji karyawan, yaitu ditangani sendiri (in-house) atau outsource alias menyerahkan mekanisme penggajian kepada pihak lain yang lebih kompeten. Bagi pelaku UMKM maupun perusahaan besar bisa memilih salah satu sesuai kebutuhan dan jumlah karyawan yang dimiliki.
Namun, di situasi seperti sekarang ini masih banyak yang mengelola secara mandiri untuk proses payrollnya. Perusahaan bisa menghemat pengeluaran, sedangkan jika menggunakan pihak ketiga butuh biaya yang tidak sedikit. Apabila perusahaan Anda memutuskan untuk melakukan pembayaran payroll mandiri, software payroll jadi pilihan tepat agar tidak menyita banyak waktu dan tenaga tim HR.
Sistem payroll yang ada dalam software penggajian dapat membantu perusahaan mengelola hal-hal yang berhubungan dengan gaji termasuk pembuatan slip gaji online untuk karyawan. Setiap perusahaan tentu tidak ingin ada kesalahan dalam membayarkan gaji karyawannya, maka dari itu memilih software payroll adalah solusi tepat.
Data yang Diperlukan Dalam Sistem Payroll
Lancar atau tidaknya suatu software penggajian tergantung dari data-data yang dibutuhkan ke dalam sistem payroll. Dengan demikian, proses pembayaran gaji tidak akan mengalami keterlambatan dan lebih teratur. Data-data yang dimasukkan ke dalam sistem payroll sendiri dibagi menjadi dua bagian, yaitu:
1. Data Konstan
Data konstan ini sifatnya tidak berubah dalam sistem penggajian. Hanya perlu sekali dimasukkan di awal, yang meliputi:
- Nama karyawan
- Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP)
- Status pernikahan dan jumlah tanggungan
- Jumlah gaji
- Jumlah penghasilan tidak kena pajak (PTKP)
- Divisi tempat karyawan bekerja
- Iuran BPJS
2. Data Variabel
Data variabel adalah data yang sifatnya tidak tetap namun selalu berubah-ubah setiap periode pembayaran gaji karyawan. Maka dari itu, data variabel ini perlu dimasukkan ke dalam sistem secara berkala yang meliputi:
- Jumlah jam kerja atau hari kerja
- Jumlah izin, cuti, atau sakit
- Hari libur
- Penghasilan dan potongan pajak kumulatif
Mekanisme Penggajian Dalam Sistem Payroll Software
Di dalam pemakaian software payroll terdapat sistem yang dapat mengatur beragam prosedur yang memungkinkan perusahaan mencari, menyeleksi calon karyawan, pemutusan hubungan kerja, mencatat kehadiran karyawan, hingga pembayaran gaji.
Prosedurnya sendiri tergantung dari kebijakan masing-masing perusahaan yang telah disesuaikan kebutuhan dan kepentingannya. Jaringan mekanisme yang ada dalam sistem penggajian adalah sebagai berikut:
1. Pencatatan Kehadiran Karyawan
Prosedur ini untuk mencatat kehadiran karyawan pakai sistem absensi yang diterapkan oleh masing-masing perusahaan. Catatan waktu kerja ini termasuk dalam komponen yang menentukan besaran gaji yang diterima karyawan. Prosedur ini juga terdapat dalam software payroll, seperti LinovHR.
Sistem absensi otomatis yang biasa dipakai oleh perusahaan, seperti absensi sidik jari, absensi berbasis web, penggunaan kartu, dan absensi biometrik wajah.
2. Pencatatan Waktu Kerja
Rata-rata perusahaan menerapkan jam kerja selama 8 hari kerja. Namun, ada beberapa perusahaan yang memiliki aturan jam kerja yang berbeda berdasarkan jenis industrinya. Sementara karyawan yang bekerja lebih dari 8 jam dianggap sebagai lembur.
Kebijakan lembur karyawan dan pulang cepat pastinya sudah diatur perusahaan dan akan berpengaruh terhadap gaji yang diterima karyawan.
3. Membuat Daftar Gaji
Kalau prosedur yang satu ini dibuat berdasarkan pada surat keputusan terkait pengangkatan karyawan baru, pemberhentian kerja, kenaikan jabatan, penurunan jabatan, daftar kehadiran, dan daftar gaji bulan sebelumnya.
4. Distribusi Gaji
Pendistribusian gaji juga termasuk dalam mekanisme sistem payroll yang membantu perusahaan dalam menyalurkan gaji kepada masing-masing departemen. Pendistribusian ini juga berguna dalam mengendalikan biaya dan menghitung harga pokok produk.
5. Pembayaran Gaji
Pembayaran gaji ini erat kaitannya dengan fungsi akuntansi dan juga keuangan. Fungsi akuntansi akan memberi perintah untuk pengeluaran kas kepada fungsi keuangan yang akan menuliskan cek pembayaran gaji. Selanjutnya cek tersebut akan dicairkan atau mengirimkan gaji ke masing-masing rekening karyawan
Tentunya sistem penggajian dibuat untuk memudahkan kerja administrasi dalam mengatur dan membayar gaji kepada karyawan yang bekerja dalam suatu perusahaan. Penerapan sistem tersebut membuat perusahaan dapat meminimalisir angka kesalahan atau kekeliruan yang dapat merugikan perusahaan di kemudian hari.
Anda dapat memanfaatkan software HR seperti LinovHR sebagai pilihan terbaiknya. LinovHR juga dapat Anda andalkan sebagai software absensi solution untuk membantu perusahaan mengelola kehadiran yang jadi komponen dalam proses penggajian. Fitur-fitur yang dihadirkan sangat lengkap, mulai dari absensi, payroll, rekrutmen, evaluasi kinerja, hingga reimbursement.
Anda bisa mencari tahu selengkapnya mengenai produk LinovHR di website LinovHR lalu mengisi formulir untuk mencoba demo gratisnya.
